ChatGPTを使って英文メール時間を効率化している人は少なくないでしょう。
この記事ではChatGPTで翻訳した英文メールの送信ボタンを押す前に、必ずチェックすること５つをお伝えします。

日本語式の説明から始まるメールは、英語に訳したところで返事が来ないどころか読んでももらえない可能性が高いです。
ここでお伝えするたったひと手間で、相手に読んでもらえて返事がもらえる英文メールが短時間で書けるようになります。

1. プロンプトを可能な限り丁寧に言語化する

すでにChatGPTを使っている方はご存知と思います。ChatGPTは言葉にして指示したこと以外はざっくりと大雑把です。
必ずしも自分が意図した英文にならないことが多いです。

そこで、日本語で伝えたいことを細部にわたって箇条書きにして整理しましょう。
細部に、というのは省略せずに、すべてを言葉にするということです。

例えば「この件についてフィードバックをお待ちしています」だったら
「この件について私にフィートバックをいつまでにお送りください」

と、何を誰にいつまでに、と全て言語化します。
お願い事だととかく遠慮がちになって期限を切らないことがありますが、
頼まれるほうからすれば「いつまでに」という締切りによって仕事の中での優先順位を決めます。

なので締切りがないお願い事はスルーされることがあります。
決して「いつまでにですか？」と問い合わせの返信をくれることはないでしょう。

さらにChatGPTはこちらのリクエストが具体的であればあるほど、先方はリクエスト内容に１度で正確に答えてくれます。
１度で、というのは大切なことで、こちらの時間も空いての時間も無駄にしないということ。

それがいつもできるようになると、あなたに対する相手からの信頼、尊敬が手に入り、仕事のしやすい関係が出来るでしょう。

2. ChatGPTに役割を任命する

ChatGPTは英会話の練習の相手をしてくれるほど、ロールプレイが上手です。
従ってプロンプトの出だしでは、役割を与えると従順にその役を演じてくれます。
従って英文メールの翻訳をお願いしたい場合は以下のように役割をお願いします。

あなたは私のビジネス英語の先生です。
これから日本語でメールを書きますので英文メールにしてください。

3. 相手との関係に相応しい言葉遣いにするため、相手との関係を説明する

意外と見落としがちですが、英文メールも日本語でメールを書くときと同様、相手との上下関係、親しさの度合いを加味して言葉遣いの丁寧さが異なります。
従って、相手との関係性を文章化して、ChatGPTに伝えます。

メールを出す相手はアメリカ本社のアメリカ人上司です。
既に１年の付き合いがあって実際に会ったこともあります。
週に１度の頻度でやり取りをしているので親しいですが、上司としての上下関係はあります。
したがってそれに合わせた丁寧な（フォーマリティ）言葉使いで書いてください。

４．日本に固有のものは言葉にして説明を付ける

たとえばお盆休４．休暇のお知らせについての英文メールを送る場合には、相手がお盆についての知識がない場合があります。
その際は翻訳してほしい日本語原文の中に、お盆休みが何かという注釈を入れます。

原文、日本語メールの注釈の例

８月の第２週から第３週にかけて10日間お盆休みを取ります。
その間、不在にすることをお知らせします。
お盆休みとは日本の伝統的な行事で、多くの日本人は故郷にかえって家族や親せきと過ごします。
ちょうどアメリカのクリスマスホリデーのようです。

５．最重要：　結論ファーストの英文メールの構成にしてくださいとリクエストする

このポイントがメールを読んでもらえるかどうか、返事がもらえるかどうかの分かれ目になると言っても過言ではありません。

英語圏の組織で働く人たちは、メールの最初の２，３行を読んで「何をして欲しいのか」が明確でないと、読むのをやめます。
この傾向は職位が上に行くほど、はっきりしてきます。一日に世界中から受け取るメールの数が数百なるからです。

「日本語のメールを英文メールの構成にしてください」というプロンプトの例

”以下に日本語のメールを貼りつけます。
これを前出の条件を満たしながら、結論ファーストの英文メールの構成にしてください”
↓↓↓↓
以下に日本語のメールを貼りつける

実は私はこの方法で、日本の会社から受け取った説明で始まる日本式の営業メールを
シンプルでわかりやすい英文メールにすることが出来て、用件がすんなりわかりました。

原文は説明から始まり、最後にモニター募集であることが書いてありました。
でもChatGPTに「英語式の結論ファーストの英文メールにしてください」と頼んだところ
「モニターになってください」という内容が「結論ファースト」のわかりやすい英文メールになったのです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
この記事をお読みくださった方は５つとも、ぜひ一度試してみてください。使い慣れると仕事の効率があがりますよ。


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